POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES VIACOOP IAC
NIT: 900.707.995-3
Registro Nacional de Turismo: 34496
Versión: 1.0
1. INTRODUCCIÓN
VIACOOP IAC, en adelante “VIACOOP”, consciente de la importancia de garantizar la privacidad, intimidad, buen nombre, hábeas data y demás derechos de las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento, adopta mediante el presente documento su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
La presente Política establece los principios, criterios, finalidades, procedimientos, responsabilidades y mecanismos aplicables a la recolección, almacenamiento, organización, utilización, circulación, actualización, rectificación, transmisión, transferencia, conservación, eliminación y demás operaciones realizadas sobre Datos Personales por VIACOOP.
VIACOOP reconoce el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y garantizará, dentro del ámbito de sus competencias y responsabilidades, los demás derechos reconocidos por la Constitución Política de Colombia y por la legislación vigente sobre protección de Datos Personales.
En consecuencia, el Tratamiento realizado por VIACOOP estará orientado por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada
2. OBJETO
La presente Política tiene por objeto establecer las reglas y condiciones bajo las cuales VIACOOP realizará el Tratamiento de Datos Personales de clientes, viajeros, potenciales clientes, usuarios, proveedores, contratistas, aliados comerciales, empleados, extrabajadores, aspirantes, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean recolectados o tratados con ocasión de las actividades desarrolladas por la organización.
Son igualmente objetivos de esta Política:
a. Garantizar el adecuado Tratamiento de los Datos Personales administrados por VIACOOP.
b. Establecer mecanismos que permitan a los Titulares conocer y ejercer sus derechos.
c. Establecer responsabilidades internas relacionadas con la protección de Datos Personales.
d. Adoptar medidas orientadas a prevenir el acceso, uso, alteración, pérdida, circulación o divulgación no autorizada de información personal.
e. Promover una cultura institucional de privacidad y protección de Datos Personales.
3. ALCANCE
La presente Política será aplicable a todas las Bases de Datos y archivos, físicos, digitales, electrónicos, audiovisuales o de cualquier otra naturaleza, que contengan Datos Personales y respecto de los cuales VIACOOP tenga la calidad de Responsable del Tratamiento.
También será de obligatorio cumplimiento para los trabajadores, directivos, colaboradores, contratistas, proveedores, Encargados del Tratamiento y demás terceros que, como consecuencia de sus funciones u obligaciones, tengan acceso o realicen alguna operación sobre Datos Personales por cuenta de VIACOOP.
Las obligaciones establecidas en esta Política serán observadas durante todo el ciclo de vida de la información, desde su recolección hasta su eliminación, anonimización o disposición final, cuando corresponda.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
VIACOOP aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:
4.1. Principio de legalidad
El Tratamiento de Datos Personales estará sujeto a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
4.2. Principio de finalidad
Todo Tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima, específica e informada al Titular.
4.3. Principio de libertad
Salvo las excepciones previstas legalmente, el Tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o sin un mandato legal o judicial que releve del consentimiento.
4.4. Principio de veracidad o calidad
La información sometida a Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
4.5. Principio de transparencia
VIACOOP garantizará al Titular su derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan y del Tratamiento realizado sobre estos.
4.6. Principio de acceso y circulación restringida
Los Datos Personales solo podrán ser tratados por personas autorizadas por el Titular o por quienes se encuentren legalmente facultados para ello.
4.7. Principio de seguridad
VIACOOP adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables orientadas a proteger los Datos Personales contra adulteración, pérdida, consulta, acceso, utilización, circulación o divulgación no autorizada o fraudulenta.
4.8. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan naturaleza pública deberán garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizar su relación laboral, contractual o comercial.
4.9. Necesidad, proporcionalidad y minimización
VIACOOP procurará recolectar únicamente aquellos Datos Personales que resulten adecuados, pertinentes y razonablemente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.
4.10. Responsabilidad demostrada
VIACOOP adoptará medidas apropiadas, efectivas y verificables orientadas a garantizar y demostrar el cumplimiento de las disposiciones relativas a protección de Datos Personales, atendiendo la naturaleza de la información, el alcance del Tratamiento, el tamaño de la organización y los riesgos asociados.
5. MARCO NORMATIVO
La presente Política se adopta, entre otras, con fundamento en las siguientes disposiciones:
a. Constitución Política de Colombia, especialmente su artículo 15.
b. Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.
c. Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, particularmente las disposiciones relacionadas con protección de Datos Personales.
d. Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable de acuerdo con la naturaleza de la información tratada.
e. Ley 527 de 1999, cuando resulte aplicable al uso de mensajes de datos y medios electrónicos.
f. Las instrucciones, circulares y demás disposiciones expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus competencias como autoridad nacional de protección de Datos Personales.
g. Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten, sustituyan o complementen las anteriores.
6. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
Aviso de Privacidad: comunicación verbal, escrita o electrónica generada por el Responsable, dirigida al Titular para informarle acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.
Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Causahabiente: persona que, por sucesión o disposición legal, adquiere los derechos de otra persona y se encuentra legitimada para ejercer los derechos que correspondían al Titular, previa acreditación de dicha calidad.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que, de acuerdo con la ley, puede encontrarse contenido, entre otros, en registros o documentos públicos.
Dato Sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
Transferencia: operación que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del Responsable.
7. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Para efectos de la presente Política, el Responsable del Tratamiento es:
Razón social: VIACOOP IAC
NIT: 900.707.995-3
Representante Legal: Gloria Martina López Rincón
Dirección: Calle 24 No. 26-70, Bogotá D.C., Colombia
Teléfono: (601) 756 1731
Correo electrónico: servicioalcliente@viacoop.com.co
Página web: https://viacoop.com.co/
Registro Nacional de Turismo: 34496
8. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN
VIACOOP IAC. podrá recolectar, almacenar y tratar información como:
Nombres y apellidos.
Tipo y número de identificación.
Fecha de nacimiento.
Dirección de residencia.
Correo electrónico.
Número telefónico y celular.
Información de contacto de emergencia.
Información financiera necesaria para la prestación de servicios.
Información relacionada con reservas, viajes, preferencias turísticas y servicios contratados.
Cualquier otra información autorizada por el titular
9. CATEGORÍAS DE TITULARES
VIACOOP podrá realizar Tratamiento de Datos Personales correspondientes, entre otros, a:
a. Clientes.
b. Viajeros y beneficiarios de servicios turísticos.
c. Potenciales clientes y personas que soliciten cotizaciones.
d. Usuarios de la página web y demás canales digitales.
e. Personas que se comuniquen mediante WhatsApp, correo electrónico, teléfono u otros canales habilitados.
f. Proveedores.
g. Contratistas.
h. Aliados comerciales.
i. Empleados y extrabajadores.
j. Aspirantes a procesos de selección.
k. Visitantes de las instalaciones.
l. Representantes, apoderados, empleados o contactos de personas jurídicas.
m. Personas que presenten peticiones, consultas, quejas o reclamos.
n. Niños, niñas y adolescentes cuando sean usuarios o beneficiarios de servicios turísticos y el Tratamiento resulte legítimo.
o. Cualquier otra persona natural cuya información sea legítimamente recolectada con ocasión de las actividades desarrolladas por VIACOOP.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Salvo los eventos en los cuales la ley permita realizar el Tratamiento sin autorización, VIACOOP solicitará al Titular autorización previa, expresa e informada.
La autorización podrá obtenerse mediante:
a. Documento físico.
b. Formulario electrónico.
c. Página web.
d. Correo electrónico.
e. Grabación de llamada.
f. Mecanismos electrónicos de aceptación.
g. Cualquier otro mecanismo que permita acreditar posteriormente la autorización.
VIACOOP conservará prueba de las autorizaciones mediante mecanismos apropiados al medio utilizado para obtenerlas.
12. FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO
VIACOOP podrá tratar los Datos Personales para:
a. Desarrollar su objeto y actividades comerciales.
b. Ejecutar relaciones contractuales y precontractuales.
c. Gestionar clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y aliados.
d. Gestionar operaciones administrativas, financieras, contables, tributarias y comerciales.
e. Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
f. Atender peticiones, consultas, quejas, reclamos y requerimientos.
g. Proteger sus derechos e intereses en actuaciones judiciales, administrativas y extrajudiciales.
h. Adoptar medidas de seguridad y prevención del fraude.
i. Mantener evidencia de operaciones, autorizaciones y actuaciones realizadas.
j. Cumplir las demás finalidades específicas señaladas en esta Política.
13. PUBLICIDAD, MERCADEO Y COMUNICACIONES COMERCIALES
Cuando exista autorización del Titular u otro fundamento jurídico aplicable, VIACOOP podrá utilizar Datos Personales para:
a. Informar sobre productos y servicios.
b. Comunicar destinos, promociones, descuentos, planes y campañas.
c. Enviar comunicaciones comerciales mediante correo electrónico.
d. Enviar mensajes comerciales mediante SMS.
e. Realizar comunicaciones mediante WhatsApp u otros canales electrónicos autorizados.
f. Realizar actividades de fidelización y relacionamiento.
g. Invitar a eventos o campañas comerciales.
h. Realizar encuestas y análisis de preferencias relacionados con sus servicios.
La autorización para recibir publicidad será diferenciable de aquellas finalidades necesarias para ejecutar el servicio cuando así corresponda.
El Titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión del uso de sus Datos Personales para finalidades publicitarias o comerciales.
La solicitud de exclusión de comunicaciones comerciales no impedirá que VIACOOP remita aquellas comunicaciones que sean necesarias para ejecutar un contrato, administrar una reserva, comunicar una modificación del servicio, gestionar un pago, atender una obligación legal o desarrollar cualquier otra finalidad que no tenga naturaleza promocional.
14. VIDEOVIGILANCIA
VIACOOP utiliza sistemas de videovigilancia en determinadas áreas de sus instalaciones.
Las imágenes captadas podrán ser utilizadas exclusivamente para finalidades legítimas relacionadas con:
a. Seguridad de las personas.
b. Seguridad de las instalaciones.
c. Protección de bienes.
d. Prevención y análisis de incidentes de seguridad.
e. Control de acceso cuando corresponda.
f. Investigación de situaciones que comprometan la seguridad o integridad de personas o bienes.
g. Suministro de información a autoridades cuando exista requerimiento o fundamento jurídico.
Las zonas sometidas a videovigilancia deberán contar con avisos visibles que informen sobre la existencia del Tratamiento.
Las imágenes serán de acceso restringido y solo podrán ser consultadas por personal autorizado o entregadas a terceros cuando exista autorización, obligación legal, requerimiento de autoridad competente o fundamento jurídico para ello.
Las grabaciones serán conservadas durante el período razonablemente necesario para cumplir las finalidades indicadas, sin perjuicio de su conservación durante un término superior cuando sean requeridas como soporte de un incidente, investigación, actuación administrativa o judicial
15. PÁGINA WEB Y FORMULARIOS DIGITALES
VIACOOP podrá recolectar Datos Personales mediante su página web: https://viacoop.com.co/
así como mediante formularios electrónicos, plataformas digitales, correo electrónico, WhatsApp y otros canales habilitados.
Cuando un formulario tenga por finalidad recolectar Datos Personales, se pondrá a disposición del Titular información suficiente acerca del Responsable, las finalidades del Tratamiento, sus derechos y los mecanismos para consultar esta Política.
VIACOOP conservará, cuando resulte necesario, mecanismos que permitan demostrar la autorización obtenida mediante medios electrónicos.
16. PAGOS Y TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS
VIACOOP permite o gestiona pagos electrónicos mediante mecanismos asociados al Banco de Bogotá y PSE, así como aquellos otros medios de pago que en el futuro sean habilitados.
Para procesar una transacción, la información estrictamente necesaria podrá ser comunicada o transmitida a entidades financieras, redes, plataformas de pago, proveedores tecnológicos y demás participantes indispensables para ejecutar la operación.
VIACOOP procurará no recolectar ni almacenar información financiera sensible que no resulte necesaria para sus propias finalidades.
Las entidades financieras, pasarelas, redes y demás participantes que determinen autónomamente sus propias finalidades y medios de Tratamiento serán responsables de sus respectivas obligaciones en materia de protección de información
17. CANALES PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
Las consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con Datos Personales podrán presentarse mediante los siguientes canales:
Correo electrónico: servicioalcliente@viacoop.com.co
Dirección: Calle 24 No. 26-70, Bogotá D.C., Colombia.
Teléfono: (601) 756 1731.
Página web: https://viacoop.com.co/
La petición será gestionada por la persona o dependencia formalmente designada por VIACOOP para la función de protección de Datos Personales.
VIACOOP podrá habilitar canales adicionales y comunicarlos a través de su página web u otros medios institucionales
18. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
El Titular podrá solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando resulte procedente.
La supresión no será obligatoria, entre otros eventos, cuando:
a. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
b. La información sea necesaria para proteger derechos jurídicamente tutelados.
c. Exista obligación legal de conservarla.
d. La información sea necesaria para ejecutar un contrato.
e. Sea necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de derechos en actuaciones judiciales, administrativas o extrajudiciales.
Cuando resulte jurídicamente procedente, VIACOOP adoptará medidas para eliminar, anonimizar o bloquear la información conforme a sus procedimientos y capacidades técnicas.
19. CONFIDENCIALIDAD
Toda persona que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales deberá mantener la confidencialidad de la información a la cual tenga acceso.
Esta obligación continuará incluso después de terminada la relación laboral, comercial, contractual o de cualquier otra naturaleza con VIACOOP.
Los Datos Personales no podrán utilizarse para finalidades personales, incompatibles o diferentes de aquellas legítimamente autorizadas
20. RESPONSABILIDADES DE TRABAJADORES, CONTRATISTAS Y COLABORADORES
Toda persona que, en desarrollo de sus funciones u obligaciones, tenga acceso a Datos Personales tratados por VIACOOP deberá:
a. Utilizar la información exclusivamente para finalidades autorizadas.
b. Mantener su confidencialidad.
c. Abstenerse de copiar, descargar, almacenar, comunicar o divulgar información sin autorización.
d. Aplicar las medidas de seguridad definidas por VIACOOP.
e. Proteger sus credenciales de acceso.
f. Comunicar incidentes de seguridad.
g. Abstenerse de permitir el acceso de terceros no autorizados.
h. Devolver, eliminar o entregar la información cuando finalice la relación y corresponda hacerlo.
El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a las consecuencias laborales, contractuales, disciplinarias, civiles, administrativas o penales que resulten aplicables
21. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su fecha de publicación y podrá ser modificada por VIACOOP IAC cuando sea necesario para ajustarse a cambios normativos o a las necesidades de la organización.
Las modificaciones serán informadas oportunamente a través de los canales de comunicación oficiales de la empresa.
Última actualización: Junio de 2026
